automatic invoicing with Phoca Cart

[TzaIS]

Hi, Benno,
today i would like to ask quickly if Phoca Cart can also automatically generate an invoice for my download web store for hiking files. The terms of delivery are download after payment. But you need an invoice for booking! Is it possible to automatically send these invoices to my customers via e-mail? That would be great! Thank you very much for your efforts and see you soon.

Thomas

The same content in German language:

Hallo Benno,
ich möchte heute schnell nachfragen, ob Phoca Cart auch eine Rechnung für meinen Download-Web-Shop für Wanderdateien automatisch generieren kann. Die Lieferbedingungen sind ja Download nach der Bezahlung. Allerdings braucht man zur Buchung auch eine Rechnung! Kann man diese Rechnungen dann auch automatisch an meine Kunden per E-Mail senden lassen? Das wäre super! Vielen Dank für Deinen Einsatz und bis bald.

Thomas

[Benno]

Hallo Thomas,
Du kannst in jedem einzelnen Auftragsstatus definieren, was dem Kunden per Mail automatisch geschickt werden soll. Dazu öffnest Du den jeweiligen Auftragsstatus, scrollst im Formular weit runter bis dieses Feld erscheint:

Wenn Du hier z.B. Rechnung auswählst wird, wenn dieser Auftragsstatus erreicht wird, automatisch eine Rechnung, die Du aber vorher unter Optionen --> Abrechnung definieren musst, an Deinen Kunden verschickt.

Siehe auch: https://www.reisefotografien.eu/phoca-b ... er-senden

Freundliche Grüße,
Benno

[TzaIS]

Hi, Benno,
everything went well. Can I have a copy made for the invoice as well? Thank you very much for your answer. With kind regards, Thomas Zais.

The same content in German language:

Hallo Benno,
ging alles klar. Kann ich da auch für die Rechnung einen Durchschlag also eine Kopie für mich erstellen lassen? Vielen Dank für eine Antwort. Mit freundlichen Grüßen, Thomas Zais.

[Benno]

Hi,
die Originale aller für eine Bestellung notwendigen Dokumente (Rechnung, Lieferschein, Bestellschein) findest Du unter Bestellungen. (Sogar in zwei unterschiedlichen Versionen: Popup & PDF)



Freundliche Grüße,
Benno

[Jan]

BTW

see also this article regarding different ways how to create invoices:
https://www.phoca.cz/documents/116-phoc ... 67-billing
or in german language:
https://www.reisefotografien.eu/phoca-b ... abrechnung

Jan

[TzaIS]

Hi, Benno,

I have understood this and tried it successfully. Yesterday I packed my homepage from the test computer at home to the server of STRATO and migrated it. After fixing wrong links and the missing search indexing of the full text search, I went to the download store. When ordering e.g. with Stripe, the payment process took place, but the order status at "Orders" remained "Pending" and not "Completed". So the invoice was not sent and the download option was not activated. But the debit at Stripe worked! That's a pretty stupid thing, the customer pays, but doesn't get any presence in the form of the download. Through my girlfriend, Gisela, I tried the same with PayPal, with the same result. Everything was paid via PayPal, the order status at "Orders" is on "Pending" and therefore the paid download is not available in her download area! Pretty stupid!

By the way, my homepage is called seniorenwandern-zais.de and is now freely available. The payment options "PayPal" and "Stripe" I have of course now switched back to "hidden".

If you could please let me know, I would be very happy! I don't know what the mistake could be. PayPal with my girlfriend worked on the test computer a month ago! I hope for help soon.

With kind regards

Thomas Zais

The same content in German language:

Hallo Benno,

das habe ich verstanden und erfolgreich ausprobiert. Gestern habe ich nun meine Homepage vom Testrechner zu Hause auf den Server von STRATO gepackt und migriert. Nach der Behebung von falschen Links und der fehlenden Suchindexierung der Volltextsuche ging ich an den Downloadshop. Bei der Bestellung z. B. mit Stripe fand der Bezahlvorgang statt, der Auftragsstatus bei "Bestellungen" blieb aber auf "Pending" gleich "Schwebend" und nicht auf "Completed" gleich "Vollendet". So wurde die Rechnung nicht abgeschickt und die Downloadmöglichkeit nicht aktiviert. Die Abbuchung bei Stripe aber hat funktioniert! Das ist eine ziemlich blöde Sache, der Kunde zahlt, bekommt aber keinen Gegenwart in Form des Downloads. Durch meine Freundin, der Gisela, habe ich dasselbe mit PayPal ausprobieren lassen, mit demselben Ergebnis. Per PayPal wurde alles bezahlt, der Auftragsstatus bei "Bestellungen" ist auf "Pending" und deshalb ist in ihrem Downloadbereich nicht der bezahlte Download verfügbar!! Ziemlich doof!

Meine Homepage heißt übrigens seniorenwandern-zais.de und ist jetzt frei verfügbar. Die Zahlungsmöglichkeiten "PayPal" und "Stripe" habe ich natürlich jetzt wieder auf "versteckt" geschaltet.

Wenn Du mir bitte Bescheid geben könntest, würde mich das sehr freuen! Ich weiß nicht, an was der Fehler liegen könnte. PayPal mit meiner Freundin hat auf dem Testrechner noch geklappt vor einem Monat! Ich hoffe auf baldige Hilfe.

Mit freundlichen Grüßen

Thomas Zais

[Benno]

Hi,
ich "schieße mal ins Blaue": backend --> Komponenten --> Phoca Cart --> Zahlung --> Paypal --> Zahlung bearbeiten --> Optionen der Zahlungsmethode --> Sandkastenmodus=(Muß auf 'Nein' stehen)

Die übrigen Parameter dort musst Du ja bereits richtig gesetzt haben, sonst hätte es ja nicht lokal funktioniert...
Siehe auch: https://www.reisefotografien.eu/phoca-b ... l-standard

Freundliche Grüße,
Benno

[TzaIS]

Hi, Benno,

the sandbox is switched off. I have tried to undo all new settings. What I noticed is that since uploading from my test computer to the STRATO server, the Joomla internal contact form has also stopped working. So my e-mails with the invoices and other attached documents such as terms and conditions can no longer be sent from Phoca Cart! The following error occurs with the contact form:

"500 Internal Server Error
The server encountered an internal error or misconfiguration and was unable to complete your request.
Please contact the server administrator at service@webmailer.de to inform them of the time this error occurred, and the actions you performed just before this error.
More information about this error may be available in the server error log.

Note
SMTP connection failed https://github.com/PHPMailer/PHPMailer/ ... leshooting

Error
timeout-or-duplicate
Invalid field: Captcha"

So is it the server? My PHP version on the test computer was 7.2.6. With STRATO set to PHP 7.4.12, 7.3.24 and 7.2.34 were deactivated with PHP Boost. There is no improvement when changing the PHP version in the contact form!

What is the reason for this malfunction? Does it have something to do with the non-functioning invoice vouchers via e-mail on the new server?

The debit from PayPal works together with the download creation. Stripe still resists.

Thanks for a quick answer. With kind regards,

Thomas

The same content in German language:

Hallo Benno,

die Sandbox ist ausgeschaltet. Ich habe versucht alle neuen Einstellungen rückgängig zu machen. Was mir auffällt, ist, dass seit dem Heraufladen von meinem Testrechner auf den STRATO-Server auch das Joomla-interne Kontaktformular nicht mehr funktioniert. Also können auch meine E-Mails mit den Rechnungen und weiteren angehängten Dokumenten wie z.B. AGBs aus Phoca Cart heraus nicht mehr gesendet werden! Folgender Fehler tritt beim Kontaktformular auf:

"500 Internal Server Error
The server encountered an internal error or misconfiguration and was unable to complete your request.
Please contact the server administrator at service@webmailer.de to inform them of the time this error occurred, and the actions you performed just before this error.
More information about this error may be available in the server error log.

Hinweis
SMTP-Verbindung fehlgeschlagen https://github.com/PHPMailer/PHPMailer/ ... leshooting

Fehler
timeout-or-duplicate
Ungültiges Feld: Captcha"

Liegt das also am Server? Meine PHP-Version lautete beim Testrechner 7.2.6. Bei STRATO eingestellt waren nacheinander PHP 7.4.12, 7.3.24 und 7.2.34 mit PHP-Boost deaktiviert. Keinerlei Verbesserung ist beim Ändern der PHP-Version beim Kontaktformular zu erreichen!

Woran liegt diese Fehlfunktion? Hat diese etwas zu tun mit den nicht funktionierenden Rechnungsbelegen per E-Mail auf dem neuen Server?

Die Abbuchungen von PayPal funktionieren zusammen mit der Downloaderstellung. Stripe wehrt sich noch.

Vielen Dank für eine schnelle Antwort. Mit freundlichen Grüßen,

Thomas

[Benno]

Hi,

Hinweis
SMTP-Verbindung fehlgeschlagen

Versuchs mal mit PHP-Mail statt mit SMTP und dann beherzt den 'Test-E-Mail senden' Button drücken:

Und ja, für mich liest sich das jetzt eher nach einem oder mehreren Server-Konfigurationsproblemen.

Freundliche Grüße,
Benno

[TzaIS]

Hi, Benno,
great, the contact form is working again. I remember darkly, to have switched this also 2 years ago to "PHP-Mail"!
Tomorrow I will try the PayPal-procedure with my girlfriend!

Best regards, Thomas

The same content in German Language:

Hallo Benno,
super, das Kontaktformular geht wieder. Ich erinnere mich dunkel, dieses ebenfalls vor 2 Jahren auf "PHP-Mail" umgeschaltet zu haben!
Morgen probiere ich das PayPal-Verfahren mit meiner Freundin aus!

Herzliche Grüße , Thomas